Fragen Ermittlungsbehörden bei Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten von Mitarbeitern oder Angestellten nach den Personalien oder anderen persönlichen Daten des betreffenden Mitarbeiters steht oft die Frage im Raum, ob dies überhaupt zulässig ist, bzw. wird sich diese Frage teilweise auch gar nicht erst gestellt und die Daten werden herausgegeben. Jedoch ist die Herausgabe von Daten eines Mitarbeiters an Behörden auch immer eine Frage des Datenschutzes. Denn feststeht: Auch für die Herausgabe an Ermittlungsbehörden muss immer eine entsprechende Rechtsgrundlage vorhanden sein, die diese Handlung legitimiert. Ansonsten liegt ein Datenschutzverstoß vor.

Zur Rechtsgrundlage bei Anfragen von Ermittlungsbehörden haben wir bereits informiert:

https://www.datarea.de/uebermittlung-von-personenbezogenen-daten-auf-anfrage-von-ermittlungsbehoerden/

Gerade unter dem Duktus der DS-GVO sowie inländischen Umsetzungsakten (BDSG 2018) ergeben sich dazu derzeit jedoch noch nicht abschließend geklärte Meinungsbilder. Außerdem haben wir festgestellt, dass Behörden auf den Einwand des Datenschutzes auf deren Anfragen nicht immer mit Verständnis reagieren.

Gleichwohl haben wir versucht abstrahiert eine pragmatische Lösung bzw. Vorgehensweise zu entwickeln, die in solchen Fällen zu mehr Sicherheit führen soll.

Kann die Entsprechende Ermittlungsbehörde eine Rechtsgrundlage nennen, aufgrund derer Sie zu den Ermittlungsmaßnahmen berechtigt ist, sollte weiterhin auf die folgenden Punkte geachtet werden:

1. Zunächst ist das Auskunftsersuchen bzw. die Anfrage zu verifizieren. Telefonische Anfragen sind mit Ausnahme von Fällen eines Vorliegens von konkreten Gefahren zurückzuweisen und um die Übermittlung eines Schriftstückes (oder Fax) zu bitten.
2. Mitarbeiter sollten den Sachverhalt und die zugrundliegende Auskunftsanfrage unverzüglich an die Vorgesetzten weiterleiten. Aussagen bzw. Auskünfte dürfen nur mit dessen Genehmigung erfolgen!
3. Die Vorgesetzten sollten gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten den Sachverhalt würdigen. Es bietet sich an, gleichwohl bereits in diesem Verfahrensstadium die angefragten Daten zu extrahieren bzw. zusammenzustellen.
4. Sollte in der Anfrage keine Rechtsgrundlage für die Auskunft benannt sein, ist jene von der auskunftsbegehrenden Stelle abzufragen.
5. Gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten ist zu klären, ob Betroffenenrechte des Mitarbeiters gesondert zu beachten sind (z.B. nach Art. 13 Absatz 3 DS-GVO eine Information an diesen muss).
6. Soweit eine Rechtsgrundlage benannt wurde ist abschließend mit der auskunftsanfragenden Stelle die Art der Datenweitergabe/ Übermittlung zu klären. Hierbei ist auf die Wahrung der technischen und organisatorischen Sicherheit der Datenverarbeitung (vgl. Art. 32 Absatz 1 DS-GVO) zu achten (eine Weitergabe mittels unverschlüsselter E-Mail-Nachricht ist zu vermeiden).

Sollten über die Auskunftsanfragen hinaus auch noch Durchsuchungsmaßnahmen stattfinden sind zudem folgende Punkte zu beachten:

1. Der oberste Grundsatz lautet: Bewahren Sie Ruhe! Es sollte im Voraus für solche Fälle ein verantwortlicher Ansprechpartner benannt werden, der zentral die Kommunikation mit den Ermittlungspersonen führt.
2. Durchsuchungen sind aufgrund richterlichen Beschlusses oder – ausnahmsweise – bei Gefahr im Verzug zulässig. Der Beschluss muss Gegenstand und Grenzen der Durchsuchung bestimmen, insbesondere muss der Tatvorwurf und die zu suchenden Beweismittel bezeichnet werden, soweit dies möglich ist und der Ermittlungszweck nicht gefährdet wird. Der Vollzug wird insbesondere spätestens 6 Monate nach Erlass des richterlichen Beschlusses unzulässig.
3. Es besteht keine Verpflichtung zur Unterstützung der Ermittlungspersonen. Bestehen Sie auf einer Dokumentation der Durchsuchung. Sie haben das Recht, dass ein Protokoll über die Sicherstellung bzw. die Maßnahmen angefertigt wird.
4. Mitarbeiter sind nicht zur aktiven Teilnahme und zur Mitwirkung bei Durchsuchungs- und Beschlagnahmemaßnahmen verpflichtet. Sind jene als Beschuldigte benannt, sind sie ordnungsgemäß zu belehren und auf ihr Recht hinzuweisen, einen Rechtsanwalt hinzuziehen.
5. Die von den Ermittlungspersonen zur Sicherstellung oder Beschlagnahme herausverlangten Unterlagen sind zur Verfügung zu stellen.
6. Der Beschlagnahme von Gegenständen kann noch vor Ort widersprochen werden. Üblicherweise führen die Ermittlungspersonen Formulare mit sich, in denen durch Ankreuzen der Beschlagnahme widersprochen werden kann („keine freiwillige Herausgabe“). Der Widerspruch gegen die Beschlagnahme zwingt die Staatsanwaltschaft zur Herbeiführung eines richterlichen Bestätigungsbeschlusses.