Spezielle Sachverhalte und Regelungen aus fast allen Bereichen des Geschäftslebens bringen meist auch immer im Rahmen des Datenschutzes spezielle Fragestellungen mit sich. Bei einigen Konstellationen ist ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz zu legen. Dies ist auch bei der Beschäftigung von Freelancern und Zeitarbeitern der Fall. Hier stellen sich die Fragen, wer denn eigentlich für die Verarbeitung der Daten dieser Arten der Beschäftigung verantwortlich ist und was zu beachten ist, wenn Freelancer und Zeitarbeiter mit personenbezogenen Daten von Kunden und Geschäftspartnern in Berührung kommen. Ist für diesen Fall eventuell sogar eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung notwendig?

Verantwortlichkeit für die Daten von Freelancern und Zeitarbeitern

Je nach Vertragskonstellation herrscht zwischen dem Unternehmen und dem Freelancer bzw. freien Mitarbeiter ein Auftragsverhältnis. Personenbezogene Daten des freien Mitarbeiters werden durch das Unternehmen im Rahmen des Auftragsverhältnisses verarbeitet. Dementsprechend hat das Unternehmen als Verantwortlicher für die Daten des Mitarbeiters die gleichen datenschutzrechtlichen Erfordernisse einzuhalten wie für alle personenbezogenen Daten, die im Unternehmen verarbeitet werden.

Im Falle von Zeitarbeitern ist die Sachlage etwas komplizierter. Da ein Zeitarbeiter bei seinem Zeitarbeitsunternehmen beschäftigt ist, aber bei dem Auftraggeber der Zeitarbeitsfirma arbeitet, kommt hier die Frage auf, wer für die Beschäftigtendaten des Zeitarbeitnehmers verantwortlich ist. Die einfache Antwort auf diese Frage ist, dass sowohl das Unternehmen, an das der Zeitarbeiter ausgeliehen ist, als auch die Zeitarbeitsfirma Verantwortliche sind. Im Rahmen des weitgefassten Beschäftigtenbegriffs des §26 BDSG und der DSGVO gilt der Zeitarbeiter bei Verleiher und Entleiher gleichermaßen als Beschäftigter im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Das heißt beide Seiten haben die Vorgaben zum Mitarbeiterdatenschutz zu beachten.

Stellung von Freelancern und Zeitarbeitern, wenn diese personenbezogene Daten verarbeiten

Fraglich ist außerdem die Stellung dieser Beschäftigen, wenn Sie im Rahmen ihrer Tätigkeit personenbezogene Daten im Unternehmen verarbeiten. Einen Anstellungsvertrag bei dem Unternehmen, für das sie arbeiten, haben weder Zeitarbeiter noch Freelancer. Deshalb stellt sich die Frage, ob sie als Dritte Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeiten. Dementsprechend müsste eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Ihnen geschlossen werden. Denn auch natürliche Personen können Auftragsverarbeiter sein.

Bei dieser Frage kommt es darauf an, ob man den Zeitarbeiter oder den freien Mitarbeiter dem verantwortlichen Unternehmen zuordnet oder nicht. Bei Zeitarbeitern war diese Frage bereits unter dem alten BDSG geklärt und sie wurden dem Verantwortlichen als Mitarbeiter bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zugeordnet. Auch unter der DSGVO wird dieser Sachverhalt weiter so behandelt.

Bei Freelancern kommt es darauf an, inwiefern sie wie ein eigener Mitarbeiter in den Geschäftsablauf des Verantwortlichen integriert sind oder ob sie wie ein klassischer externer Dienstleister auftreten. Hier sind also, wie so oft, die Umstände des Einzelfalls entscheidend. Festhalten lässt sich jedenfalls, dass ein Auftragsverarbeitungsverhältnis umso unwahrscheinlicher anzunehmen ist, je mehr der Freelancer wie ein eigener Mitarbeiter in das Unternehmen integriert ist.

Im Rahmen der Beziehung zwischen dem Verantwortlichen und  Zeitarbeitern und Freelancern sollten diese  ebenso auf das Datengeheimnis und die Einhaltung der DSGVO verpflichtet werden, wie die eigenen Mitarbeiter, um die datenschutzrechtlichen Grundsätze einzuhalten.

Insbesondere zu Freelancern empfiehlt auch der Abschluss einer Geheimhaltungsvereinbarung.