Die E-Mail  wird täglich als Kontaktmedium genutzt. Wir haben für Sie zusammengefasst (Auszug), auf welche datenschutzrechtlichen Informationen geachtet werden müssen.

1.E-Mail mit Absenderangaben

Betriebliche E-Mails als Geschäftsbriefe sind mit geschäftlichen Absenderangaben zu versehen. Zu den allgemeinen Impressumsangaben in der Signatur als Abbinder zählen je nach Gesellschaftsform in der Regel die vollständige Firma, Rechtsform und eventuelle Rechtsformzusätze, alle Geschäftsführer (bzw. Vorstandsmitglieder, Vorsitzende des Aufsichtsrats), Geschäftsanschrift, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer. Die Angaben sind der E-Mail direkt beizufügen und z.B. über die Signatur in der E-Mail zu veröffentlichen. Ein bloßer Link zu den Angaben oder eine elektronische Visitenkarte reicht demzufolge nicht aus.

2.Hinweis auf den Datenschutz

Grundsätzlich lassen sich bei den meisten E-Mail-Adressen bereits in der E-Mail-Adresse selbst personenbezogene Daten in Form von Vor- und Nachnamen finden. Sofern eine Datenerhebung der personenbezogenen Daten erfolgt, also der Nutzer an eine auf der Internetseite angegebene E-Mail-Adresse schreibt und der Empfänger antwortet sind weiterhin gemäß Art. 13 DS-GVO Pflichtinformationen bereitzustellen. Diese Pflicht rührt daher, dass bei Kontakt durch einen Nutzer mitgeteilt werden muss, wie die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Das bedeutet in der Praxis, dass bei einer Antwort-E-Mail die Datenschutzinformationen mitgeteilt werden müssen. Allerdings ist es nach herrschender Meinung möglich, dass gemäß Art. 13 Abs. 4 DS-GVO die Informationspflicht entfällt, wenn der Nutzer die Informationen bereits hat. Dies wäre der Fall, wenn die Hinweise in der Datenschutz- bzw. Transparenzerklärung erklärt würden. Daher ist es sinnvoll in den Datenschutzhinweisen auch auf den Vorgang der E-Mail-Nutzung einzugehen. Zudem bietet es sich an in der E-Mail-Signatur neben dem Link zu den Datenschutzhinweisen auch auf das Widerrufsrecht des Nutzers gemäß Art. 21 Abs. 1 und 2 DS-GVO hinzuweisen.

3.Newsletter

Neben der allgemeinen Kommunikation werden E-Mails häufig auch zur Versendung von E-Mail-Newslettern benutzt. Hierbei ist es aus datenschutzrechtlicher Sicht wichtig, dass die erstmalige Newsletter-Versendung bzw. die Einwilligung in den Verteiler aufgenommen zu werden im sog. Double-Opt-In-Verfahren ausgestaltet wird. Das bedeutet, dass der Empfänger des Newsletters als Verbraucher explizit einwilligen muss. Beispielhaft muss ein Neukunde, der sich für einen Newsletter anmeldet nochmals z.B. über einen Link bestätigen, dass er den Newsletter empfangen möchte.

Wenn der Newsletter über ein Programm versendet wird ist natürlich die Datenschutzkonformität dieses Tools zu überprüfen und ggf. eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abzuschließen.

4.Unerlaubte Werbung in E-Mail

Ein weiterer Punkt welcher bei der Kommunikation per E-Mail beachtet werden sollte, ist die Frage, ob eine Webeansprache des Empfängers (vgl. § 6 Abs. 1 UWG) in der Signatur zulässig ist oder nicht. In der DS-GVO wird die „Direktwerbung“ in Art. 21 Abs. 2 DS-GVO im Zuge des Widerspruchsrechts angesprochen. Grundsätzlich lässt sich daraus für die E-Mail-Signatur ableiten, dass aus wettbewerbsrechtlicher Sicht keine Werbung enthalten sein darf, sofern im Vorfeld nicht die Einwilligung des Empfängers abgegeben wurde. Der Begriff der Werbung wird sehr weit ausgelegt, bei Prospekten, Katalogen bis hin zu Kundenzufriedenheitsbefragungen oder Siegeln bzw. Zertifikaten kann eine werberechtliche Maßnahme impliziert werden. Hingegen das Firmenlogo und allgemeinen Kontaktmöglichkeiten stellen an sich keine Werbung dar. Wenn man auch Links zu sozialen Medien als Kontaktmöglichkeiten ansieht ist auch diese Einbindung möglich. Jedoch sollte im Einzelfall z.B. bei Bannern geprüft werden, ob die Signatur werberechtliche Bestandteile enthält.

Ausnahmen im Rahmen der allgemeinen Werbemöglichkeit können sich ergeben, wenn es sich um Bestandskunden handelt, welche über eigene ähnliche Waren informiert werden sollen und über das Widerspruchsrecht informiert wurden. Aus datenschutzrechtlicher Sicht muss dann das berechtigte Interesse des E-Mail-Versenders gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO überwiegen.