Aus gegebenem Anlass haben wir uns intensiver mit datenschutzrechtlichen Aspekten in Schulen beschäftigt. Hierbei zeigt sich, dass insbesondere standardisierte Fragestellungen wiederholt zu diversen Unsicherheiten führen.

Ein Klassiker in diesem Bereich ist die Frage, ob und inwieweit Schulleiter, Lehrer und Lehrerinnen Daten an öffentliche Behörden (z.B. Ermittlungspersonen wie die Polizei und die Staatsanwaltschaft bzw. auch an Jugendämter etc.) herausgeben dürfen und/oder sogar müssen. Gerade unter dem Duktus der DS-GVO sowie inländischen Umsetzungsakten (BDSG 2018) ergeben sich derzeit noch nicht abschließend geklärte Meinungsbilder.

Gleichwohl haben wir versucht abstrahiert eine pragmatische Lösung bzw. Vorgehensweise zu entwickeln. Bitte beachten Sie, dass sich die spezifischen Rechte und Pflichten in concreto aus den landesrechtlichen Spezialregelungen ergeben (Schulrecht unterliegt der Kompetenz der jeweiligen Bundesländer). Soweit möglich haben wir uns daher an der DS-GVO bzw. dem BDSG 2018 orientiert.

I.                Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

Wie im gesamten Anwendungsbereich des Datenschutzrechtes verbleibt es auch im schulischen Kontext bei dem Dogma:

Die Datenverarbeitung (zu der auch die Übermittlung an andere Personen zählt – vgl. Art. 4 Ziffer 2 DS-GVO) ist nur rechtmäßig, wenn  eine Rechtsgrundlage dies erlaubt.

 II.               Notwendigkeit einer rechtlichen Grundlage

Neben den diskutablen Regelungen in Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) bis e) DS-GVO finden sich in den meisten Schulgesetzen der Bundesländer (ggf. erweiternd in entsprechenden Landesverordnungen zum Schulwesen) allgemeine Beschreibungen des datenschutzrechtlich Erlaubten.

Mithin wird normiert, dass Schulen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Eltern, Lehrkräften und dem sonstigen Schulpersonal verarbeiten dürfen, soweit dies zur rechtmäßigen Erfüllung des Erziehungs- und Bildungsauftrages der Schule und für einen jeweils damit verbundenen Zweck oder zur Durchführung schulorganisatorischer Maßnahmen erforderlich ist. Jene generische Erlaubnis ist aber grundsätzlich nicht geeignet, eine Weitergabe an Dritte (insbesondere öffentlichen Stellen) zu anderen Zwecken zu  rechtfertigen. Insoweit finden sich konkrete Regelungen zur Datenweitergabe an andere öffentliche Stellen (z.B. die Polizei und Jugendämter).

Die spezialgesetzlichen Bestimmungen bzw. die Erlaubnistatbestände sind im Anwendungsbereich im Wesentlichen vergleichbar mit § 23 BDSG 2018; welcher die Datenverarbeitung  zu anderen Zwecken durch öffentliche Stellen erfasst. Grob zusammengefasst lässt sich eine Weitergabe auf die folgenden Ansatzpunkte stützen:

Die Datenübermittlung

1. ist zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Schülerin, eines anderen Schülers oder einer dritten sonstigen Person notwendig,
2. erfolgt, da sich  bei der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung Anhaltspunkte für Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten von Schülerinnen, Schülern oder Eltern ergeben und die Übermittlung an die für die Verfolgung oder Vollstreckung zuständigen Behörden avisiert ist und
3. bedingt das Vorliegen begründeter Anhaltspunkte die die Sorge für das Wohl der Schülerin oder des Schülers gefährden bzw.
4. zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist.

Sobald eine spezielle Verpflichtung zur Übermittlung von Daten an Ermittlungsbehörden vorliegt, kann sich für die Übermittlung – auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (Verarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung) berufen werden, womit ebenfalls die Einhaltung der Grundsätze der DS-GVO bei der Übermittlung nachgewiesen werden kann.

Da die Schule – vertreten durch den Schulleiter – für die Datenverarbeitung die verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4  Ziffer 7 DS-GVO ist, obliegt es dieser das Vorliegen einer rechtlichen Grundlage sowie der tatbestandlichen Voraussetzungen zu prüfen!

Sind die legislativen Voraussetzungen nicht erfüllt und ist auch keine sonstige Rechtsgrundlage einschlägig, ist die Übermittlung an öffentliche Stellen unzulässig!

III.          Sind Schulleiter und/oder Lehrer zur Auskunft verpflichtet?

Das zwingende Erfordernis des Vorliegens einer rechtlichen Grundlage zum erlaubten Handeln gilt aber nicht nur für die zur Auskunft Herangezogenen, sondern auch für die Auskunft Begehrenden. Das bedeutet, dass auch die öffentlichen Stellen (wie z.B. Polizei, Staatsanwaltschaft und Jugendämter) eine Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung und zur Herausgabe durch die Schulverantwortlichen benötigen.

Schulleiterinnen, Schulleiter und Lehrkräfte sind beispielhaft verpflichtet, als Zeugen oder Sachverständige auf Ladung vor der Staatsanwaltschaft zu erscheinen und (im Rahmen der Aussagegenehmigung) zur Sache auszusagen oder ihr Gutachten zu erstatten (§ 161 a Abs. 1 Satz 1 Strafprozessordnung (StPO)). Dabei stehen ihnen gegebenenfalls die allgemeinen Rechte zur Verweigerung des Zeugnisses und der Auskunft zu, über die sie von den Ermittlungsbehörden zu belehren sind. Ein besonderes Zeugnisverweigerungsrecht für Schulleiterinnen, Schulleiter oder Lehrkräfte sieht das Gesetz nicht vor.

Es besteht aber keine Rechtspflicht, vor der Polizei auf Ladung zu erscheinen und zur Sache auszusagen oder ein Gutachten zu erstatten. Bei einem Vorliegen einer Gefahr im Verzug (zum Beispiel Ankündigung eines Amoklaufes etc.) kann dies anders beurteilt werden.

Auch kann nach § 161 StPO die Staatsanwaltschaft von der Schule Auskünfte verlangen und in der Schule sonstige Ermittlungen jeder Art entweder selbst vornehmen oder durch die Behörden und Beamten des Polizeidienstes vornehmen lassen. Die Schule ist insbesondere verpflichtet, Gegenstände, die als Beweismittel von Bedeutung sein können, vorzulegen und auszuliefern. Der Herausgabepflicht unterliegen grundsätzlich auch alle amtlichen Schriftstücke, z.B. auch Schülerbogen, Schülerakte (etwas anderes gilt nur, wenn eine ministeriale Sperrerklärung gemäß § 96 StPO vorliegen würde). Nach § 163 StPO sind die Behörden und Beamten des Polizeidienstes befugt, die Schule um Auskunft zu ersuchen, bei Gefahr im Verzug auch die Auskunft zu verlangen, sowie Ermittlungen jeder Art vorzunehmen. In den Fällen des polizeilichen Fragerechts wird sich die Erteilung der Auskunft im Interesse der sachgerechten Verfahrensabwicklung regelmäßig empfehlen.

Soll eine Datenweitergabe an das Jugendamt erfolgen, gelten zudem die spezifischen Regelungen in  § 35 des Ersten Sozialgesetzbuches, §§ 67 bis 85a des Zehnten Sozialgesetzbuches sowie §§ 61 des SGB VIII.

Abschließend ist noch zu bedenken, dass nach Art. 13 Abs. 3 DS-GVO der Betroffene über die Übermittlung der Daten informiert werden muss. Auch wenn die Ermittlungsbehörden dies als eine Behinderung der Ermittlungen einstufen mögen, müssen sie dies erläutern können und eine Rechtsgrundlage nennen, warum die Information an den Betroffenen nicht erfolgen darf.

Zu beachten ist in den vorstehenden Fällen, dass Auskünfte oder Herausgaben der Schule grundsätzlich durch die Schulleiterin oder den Schulleiter erfolgen sollten; Lehrkräfte dürfen Auskünfte gegenüber den Ermittlungsbehörden oder -beamten nur nach vorheriger Ermächtigung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter (Aussagegenehmigung) geben!

IV.         Handlungsempfehlung

Sollte sich ein Fall eines hoheitlichen Auskunftsersuchens ergeben, empfiehlt sich aufgrund des Vorstehenden die folgende Vorgehensweise:

1. Zunächst ist das Auskunftsersuchen bzw. die Anfrage zu verifizieren. Telefonische Anfragen sind mit Ausnahme von Fällen eines Vorliegens von konkreten Gefahren zurückzuweisen und um die Übermittlung eines Schriftstückes (oder Fax) zu bitten.
2. Lehrkräfte sollten den Sachverhalt und die zugrundliegende Auskunftsanfrage unverzüglich an den Schulleiter weiterleiten. Aussagen bzw. Auskünfte dürfen nur mit dessen Genehmigung erfolgen!
3. Der Schulleiter sollte gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten der Schule den Sachverhalt würdigen. Es bietet sich an gleichwohl bereits in diesem Verfahrensstadium die angefragten Daten zu extrahieren bzw. zusammenzustellen.
4. Sollte in der Anfrage keine Rechtsgrundlage für die Auskunft benannt sein, ist jene von der auskunftsbegehrenden Stelle abzufragen.
5. Gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten der Schule ist zu klären, ob Betroffenenrechte des Schülers gesondert zu beachten sind (z.B. nach Art. 13 Absatz 3 DS-GVO eine Information an diesen bzw. die Eltern erfolgen muss).
6. Soweit eine valide Rechtsgrundlage benannt ist bzw. nach der Anfrage benannt wird, sollte man sich bei dem Vorliegen von Unsicherheiten an das Schulamt (Schulrat oder Vergleichbares) wenden und um (juristische) Mithilfe bitten.
7. Abschließend ist mit der auskunftsanfragenden Stelle die Art der Datenweitergabe/ Übermittlung zu klären. Hierbei ist auf die Wahrung der technischen und organisatorischen Sicherheit der Datenverarbeitung (vgl. Art. 32 Absatz 1 DS-GVO) zu achten (eine Weitergabe mittels unverschlüsseltes Emailnachricht ist zu vermeiden).

Weitere allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung in der Schule finden Sie auch unter https://www.datarea.de/datenschutz-in-schulen/.