Die Clean Desk Policy oder Auch Clean Desk Regel ist ein Thema, welches einem im Büroalltag regelmäßig begegnet. Gemeint ist damit grundsätzlich, dass Mitarbeiter dazu angehalten werden, am Ende des Arbeitstages den Schreibtisch aufgeräumt zu hinterlassen. Diskutiert wird dabei über die Sinnhaftigkeit des Prinzips zwischen denjenigen, für die es ein Bedürfnis ist, stets einen aufgeräumten Arbeitsplatz vorzufinden und denjenigen, die meinen, nur ein Genie beherrscht das Chaos (einen Arbeitsplatz, an dem sich die Akten stapeln). In Sachen Datenschutz ist die Sinnhaftigkeit der Clean Desk Policy aber definitiv zu bejahen.

Doch was sind nun die Vorteile und wie lässt sich die Clean Desk Policy eigentlich im Unternehmen umsetzen?

Mit der Clean Desk Policy wird das Ziel erfolgt, dass die Schreibtische der Mitarbeiter, wenn diese nicht am Platz sind, stets aufgeräumt und frei von Akten, Notizen, Rechnungen und allen anderen Dokumenten sind.

Im Grundsatz trägt das Prinzip zur Organisation bei und fördert dadurch die Produktivität sowie den Datenschutz. Wenn Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz nicht minutenlang nach den passenden Dokumenten suchen müssen, kann dies eine enorme Zeitersparnis bedeuten und damit die Effizienz steigern.

In puncto Datenschutz kann das Prinzip dazu beitragen personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern zu schützen. Wenn keine Dokumente mit personenbezogenen Daten auf dem Schreibtisch liegen, können diese auch nicht abhandenkommen oder von Personen gelesen werden, welche dazu keine Befugnis haben. Ein gutes Beispiel ist hierfür etwa die Reinigungsfirma oder der Sicherheitsdienst, die nach Feierabend ihren Dienst tun und somit potenziell Zugang zu personenbezogenen Daten haben, die frei zugänglich auf dem Schreibtisch herumliegen. Zudem hinterlassen aufgeräumte Arbeitsplätze bei unerwarteten Betriebsführungen oder vielleicht gar Betriebsprüfungen stets einen guten Eindruck. Besonders an Arbeitsplätzen, an denen mit sensiblen Daten gearbeitet wird, ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz unverzichtbar. Wenn zudem noch Kundenkontakt am Arbeitsplatz besteht, sollte auch hier darauf geachtet werden, dass diese keine Passwörter oder Unterlagen des vorherigen Kunden erspähen können.

Umsetzung der Clean Desk Policy

Zur Umsetzung der Clean Desk Policy sollte sich an den folgenden drei Prinzipien der Schreibtischorganisation orientiert werden

• Planen: Zu Arbeitsbeginn sollte sich der Mitarbeiter Gedanken machen, welche Dokumente er für den anstehenden Arbeitstag benötigt und nur diese auswählen. Alle anderen sollten in die jeweiligen Ablagen verstaut werden.
• Schützen: Zum Schutz der Arbeitsmaterialien und Dokumente sollten diese nicht offen liegen gelassen werden. Sie sollten in Schubkästen, Ablagen oder, bei sensiblen Daten, in verschließbaren Aktenschränken verstaut werden. Sobald ein Dokument nicht mehr benötigt wird, sollte es in einer Ablage verstaut werden
• Sammeln: am Ende des Arbeitstages sollten alle am Platz befindlichen Dokumente wieder dort verstaut werden, wo sie hingehören

Um diese Punkte sinnvoll umsetzen zu können, bedarf es eines gewissen Maßes an Organisation, das heißt für möglichst alle Dokumente sollte eine passende Ablage vorhanden sein. Zudem sollten am Platz befindliche Dokumente regelmäßig überprüft werden, ob diese überhaupt noch benötigt werden. Falls nicht, sollten sie entsorgt werden. Wichtig: Dokumente mit personenbezogenen Daten immer datenschutzgerecht in der Datentonne entsorgen oder im Shredder vernichten!

Von Vorteil für die Umsetzung der Clean Desk Policy ist zudem die Digitalisierung von Dokumenten. Wenn Mitarbeiter auf Dokumente in einheitlich benannten Ordnern auf festen Speicherplätzen zugreifen können, spart dies Strom, Papier und Platz auf den Schreibtischen, da keine Ausdrucke gefertigt werden müssen. Im Zeitalter der Digitalisierung wird dieses Prinzip allerdings an vielen Stellen bereits umgesetzt.

Die Mitarbeiter zur Clean Desk Policy anzuhalten ist Aufgabe des Arbeitgebers. Dies kann durch unternehmensinterne Richtlinien festgelegt werden oder durch freundliche Motivation der Mitarbeiter. Zudem sollte den Mitarbeitern auch der entsprechende Stauraum zur Verfügung gestellt werden, um ihre Arbeitsplätze auch wirklich sauber halten zu können. Bei sensiblen Daten sollten verschließbare Aktenschränke vorhanden sein und allgemein sollte ein Konzept zur Organisation von Dokumenten etabliert sein.

Letztlich bleibt festzuhalten, dass Arbeitsplätze so unterschiedlich organisiert sind, wie die Menschen, die daran arbeiten. Dennoch macht es in Sachen Datenschutz und Steigerung der Produktivität Sinn, im Unternehmen Wert auf aufgeräumte Arbeitsplätze und damit die Clean Desk Policy zu legen.