Möglicherweise ist es Ihnen selbst bereits einmal so gegangen. Es sollte ein Dokument oder Unterlagen an einen Kunden versendet werden, welche personenbezogene Daten enthielten, welche durch kleine Fehler an den falschen Adressaten gelangt sind. Vielleicht haben auch Sie selbst einmal so ein fehlversendetes Dokument erhalten. Wie Sie sich in solchen Fällen verhalten sollten, klären wir heute.

Ist es Ihnen passiert, dass personenbezogene Daten an den falschen Adressaten versendet wurden, sind natürlich erst einmal in Abhängigkeit von dem Risiko verschiedene Maßnahmen im Rahmen der Melde- und Benachrichtigungspflichten aus den §§ 33 und 34 DS-GVO zu ergreifen. Je nach Risiko muss dann binnen 72h die Aufsichtsbehörde informiert und die betroffene Person über den Vorfall benachrichtigt werden. Die Risikoabwägung ist grundsätzlich einzelfallabhängig. Außerdem sollten Sie unverzüglich den falschen Adressaten kontaktieren und ihn auffordern die nicht für ihn bestimmte Nachricht zu löschen oder zu vernichten bzw. zurückzusenden. Lassen Sie sich unbedingt bestätigen, dass auch keine Kopien angefertigt wurden.

Sind Sie nun auf der anderen Seite und haben Daten erhalten, die nicht Ihre sind, kommen Sie natürlich der Aufforderung des Absenders entsprechend nach. In dem Fall gibt es ja keine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Ihrerseits und damit keinen Grund die Daten zu behalten.

Im Urteil des OLG Dresden vom 14.12.2021 -4 U 1278/21- findet sich allerdings eine kleine Ausnahme. Nämlich, wenn die versehentlich erhaltenen Daten für eigene Geschäftszwecke bereits weiterverarbeitet wurden, bevor die Information einging, dass es sich um einen Fehlversand handelt. Hier können dann ggf. gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen. Die erst unrechtmäßige Verarbeitung würde in der Folge zu einer weiteren Datenverarbeitung für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten führen. Daraus ergäbe sich dann auch die Rechtmäßigkeit aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Haben Sie also Daten bekommen, welche Sie nicht zuordnen können, kann es sinnvoll sein zunächst abzuwarten, ob der Absender hier noch einmal auf Sie zukommt. Im Zweifel können Sie den Absender auch selbst kontaktieren, ob die Daten versehentlich versendet wurden. Sie wollen natürlich immer so wenige Daten wie möglich haben, also ist es nur in Ihrem Interesse, die unbekannten Daten wieder loszuwerden.